קבלנט מול אקסל ווואטסאפ: איך מנהלים את הדיווח מהשטח
רוב קבלני המכרזים עובדים היום ככה: התמונות בקבוצת וואטסאפ, החשבון באקסל, ובסוף החודש מישהו מחבר בין השניים בערב. זה עובד, עד שיש יותר ממכרז אחד, יותר מצוות אחד, או מפקח שמבקש הוכחות. ההשוואה הזו כנה: יש מקרים שבהם אקסל מספיק לגמרי.
ההשוואה
| וואטסאפ + אקסל | קבלנט | |
|---|---|---|
| הדיווח מהשטח | הודעה ותמונה לקבוצה, כשנזכרים | דיווח בקול או בכתב, עם תמונות, לאתר מסוים. תזכורת בסוף היום |
| בלי קליטה | ההודעה נתקעת או נשכחת | נשמר בטלפון ונשלח לבד כשהקליטה חוזרת |
| כמויות | לרוב לא כתובות, ומבררים בטלפון | אם חסרה כמות, הפועל מקבל שאלה קצרה לפני השליחה |
| שיוך לסעיף | ידני, בסוף החודש, מהזיכרון | המערכת מציעה סעיף וכמות מכתב הכמויות, ואתם מאשרים |
| חריגה מכמות החוזה | מגלים כשהמפקח מחזיר | המערכת לא נותנת לחרוג מהכמות בחוזה |
| תמונות כהוכחה | מאות תמונות בקבוצה, בלי שיוך | כל תמונה צמודה לשורה בחשבון, בקובץ ראיות |
| מי רואה מחירים | מי שיש לו את הקובץ | לפי הרשאות. הפועל מדווח ולא רואה מחירים |
| החשבון החלקי | ערב או שניים בכל חודש | מצטבר כל יום. בסוף החודש מורידים אקסל למזמין |
| עלות | חינם | מנוי. מתחילים בשבוע ניסיון על מכרז אחד, בלי התחייבות |
מתי אקסל מספיק
- יש לכם מכרז אחד או שניים, וצוות קטן שאתם רואים כל יום.
- כתב הכמויות קצר, וכמעט כל העבודה היא על כמה סעיפים.
- המפקח לא מבקש הוכחות מעבר לדף מדידה.
במצב כזה, תבנית חשבון חלקי טובה באקסל ויומן עבודה מסודר יכולים להספיק.
מתי זה מתחיל לעלות לכם כסף
- עבודה שלא נרשמה לא מחויבת. יום עבודה שאף אחד לא כתב בקבוצה לא יגיע לחשבון. גם 1% מהיקף החשבונות הוא הרבה כסף בשנה.
- החשבון חוזר לתיקון. כשהמפקח מבקש הוכחה לעבודה מלפני חודשיים, וצריך למצוא את התמונה בקבוצה. הסיבות הנפוצות להחזרה.
- כמה מכרזים במקביל. קבוצה לכל אתר וקובץ לכל מכרז, ובסוף החודש מחברים את הכל.
- הזמן שלכם. ערבים שלמים על חשבון, במקום על המכרז הבא.
בדף הבית יש מחשבון קטן: מזיזים את המספרים שלכם, ורואים כמה שעות וכמה עבודה שלא חויבה זה בשנה.